- Razones o motivos por los cuales se puede realizar una Auditoría Legal
Entre las razones o motivos que tienen las empresas o sociedades para llevar a cabo una Auditoría Legal son las siguientes:
1.1. Cuando el Directorio de la sociedad o el Titular de la empresa[1] la requieran.
1.2. Cuando se tienen sospechas o indicios de que la administración o los funcionarios encargados de la dirección de la empresa han cometido irregularidades en el manejo de ella.
1.3. Cuando en Junta General de Accionistas o Socios[2] se dispone su realización.
1.4. Cuando se realiza el cambio de funcionarios claves dentro de la empresa.
1.5. Cuando se realiza alguna de las formas de Reorganización Societaria (Fusión, Escisión o Transformación)
1.6. Cuando se inicie una investigación o proceso dirigido por la Unidad de Inteligencia Financiera – UIF[3] al realizar investigaciones a empresas sospechosas de Lavado de Activos o el Financiamiento del Terrorismo.
1.7. En el caso de las Sociedades Anónimas Abiertas, se debe de realizar una auditoría externa anual[4], en ella se encuentra incluida la Auditoría Legal.
1.8. Otras razones extraordinarias.
- Áreas comprendidas en la Auditoría Legal
Los profesionales encargados de la auditoría tendrán que analizar diversas áreas de la empresa o sociedad, dependiendo del encargo podrán analizar una de las áreas o la totalidad de ellas.
Considero que para la realización de una Auditoría Legal de manera integral se deben de tener en cuenta los siguientes aspectos dentro de la sociedad:
2.1. Aspectos Societarios
Dentro de los aspectos societarios que los profesionales encargados deberán de revisar y analizar serán lo relativo a la constitución de la sociedad o empresa; la inscripción de los estatutos en Registros Públicos así como sus respectivas modificaciones en las cuales deberán de constar los aumentos o reducciones de capital que se hubieran efectuado; la vigencia de los poderes y mandatos otorgados a los representantes de la sociedad; la constatación que los libros societarios obligatorios tales como el Libro de Actas de Junta General, el Libro de Actas de Decisiones del Titular, el Libro Matricula de Acciones y el Libro de Sesiones de Directorio, ellos de acuerdo al tipo de sociedad que se esté auditando, reflejen la realidad de la sociedad; la vigencia de los integrantes de los órganos de la sociedad (el Directorio y la Gerencia); que los contratos entre la empresa y los socios se encuentren debidamente aprobados en Junta General; que los contratos de transferencia de acciones se encuentren debidamente inscritos en el Libro Matricula de Acciones y que cualquiera de las formas de reorganización que la sociedad halla realizado (fusión, escisión o transformación) se encuentren debidamente inscritas en Registros Públicos.
2.2. Aspectos Contractuales
Dentro de los aspectos contractuales que los auditores tendrán que evaluar serán los referidos a la vigencia de los diversos contratos civiles tales como los contratos de seguro (vehicular, de vida, por trabajo de riesgo, de salud, etc.), los contratos de consorcio en lo referido a las partes que lo han celebrado y a su vigencia, los contratos de arrendamiento en que la sociedad tenga calidad de arrendador o arrendatario, los contratos de mutuos que halla celebrado con entidades del sistema financiero, con sus propios accionistas o socios o con terceros y la calidad de la sociedad con respecto a los contratos de asociación en participación o joint venture; y los convenios o contratos con el Estado que se encuentran en proceso de selección (si la empresa tiene vigente su inscripción en el Registro Nacional de Proveedores – RNP), se encuentra otorgada la Buena Pro o se encuentra en fase de ejecución.
2.3. Contingencias y Procesos
Los profesionales encargados de la auditoría deberán de revisar los procesos que se inician, que se encuentren en trámite y que se encuentren en etapa de ejecución en donde la sociedad intervenga como demandante o denunciante, demandado o denunciado o como tercero interesado en la vía administrativa, civil o penal; también deberán de evaluar el estado de las conciliaciones, transacciones o arbitrajes que la empresa haya celebrado y la ejecución o cumplimiento de ellos. Además, deberá de revisar las medidas cautelares que hallan trabado en contra o a favor de la sociedad, y si están próximas a caducar o ser levantadas judicialmente.
2.4. Aspectos Financieros (Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo) y Crediticios.
También los auditores tendrán que verificar el cumplimiento con la normatividad de la Unidad de Inteligencia Financiera – UIF, si se ha estado remitiendo la información solicitada por la UIF (a cargo de la SBS) y en que periodos el Oficial de Cumplimiento realizó estas verificaciones, en el supuesto que la empresa sea catalogada como Sujeto Obligado a remitir información sobre las transacciones que ella realice y que puedan resultar sospechosa la comisión del delito de Lavado de Activos o de Financiamiento del Terrorismo. Debe de tenerse en cuenta que son diversas las empresas que deben de cumplir con las normas de prevención de Lavado de Activos tales como las entidades finacieras, empresas inmobiliarias, constructoras, casinos, tragamonedad, hoteles, etc. Se han presentado caso en los que ante el incumplimiento de las obligaciones que señala la UIF, las empresas obligadas y sus representantes legales se han visto envueltas, innecesariamente, en denuncias penales por el delito de lavado de activos, por considerar que no existe colaboración por parte de ellas, por ello la Auditoría Legal busca salvar y prevenir esta situación que ocasiona perjuicios a la sociedad.
- El Informe o Dictamen de Auditoría
Tal como señalábamos en la primera parte, una vez concluido el levantamiento de la información, los profesionales se encontrarán en capacidad de emitir su Informen o Dictamen.
Este informe, básicamente debe de tener la siguiente estructura:
a) El título o nombre que identifique el tipo de informe que se trata. En este caso deberá de consignarse en el título “Informe (o Dictamen) de Auditoría Legal (Interna o Externa)”, según sea el caso.
b) El nombre de la persona o del órgano de la sociedad que encargó la auditoría. Esto quiere decir que se deberá de señalar a quien o a quienes estará dirigido el informe, pudiendo ser el Directorio pero lo más usual es que este dirigido a la Junta General de Accionista o de Socios o al Titular de la Empresa (en el caso de la EIRL).
c) Los alcances del informe o dictamen. En el se deberá describir de manera amplia y detallada el trabajo de investigación y los resultados arrojados en el área societaria, contractual, financiera y procesal o contingencia de la empresa.
d) Se deberá de consignar, de creerlo pertinente, el estado de las recomendaciones formuladas en las auditorías realizadas en anteriores oportunidades.
e) Se deberá de señalar los hechos que consideren trascendentales para la sociedad
f) Luego, se pondrá de manifiesto la existencia, de ser el caso, de algunos reparos con relación a las áreas auditadas. Para ello, estas observaciones deberán de ser lo suficientemente explicadas y detalladas con el fin de justificar el motivo y cuantificarse el impacto que producen o puedan producir estas salvedades para la buena marcha de la sociedad.
g) En ese estado, el auditor emitirá su opinión con respecto a las áreas auditadas debiendo de expresar claramente. Si a su juicio el desenvolvimiento de la empresa o sociedad se ha realizado conforme a la normatividad vigente en materia societaria, contractual, financiera y procesal emitirá Opinión Favorable. Si el auditor ha encontrado reparos en alguna o algunas de las áreas auditas emitirá su Opinión Con Salvedades. Y en el caso que el auditor encuentre reparos que sean muy trascendentales emitirá “Opinión Desfavorable”.
h) Deberá de consignarse los datos del profesional o de los profesionales encargados de la auditoría tales como nombres de cada uno de ellos y la dirección de su domicilio laboral.
i) La fecha en la que se culminó el proceso de auditoría en las instalaciones de la sociedad o empresa.
j) La firma del auditores o auditores que emiten el informe.
k) Podrá contener un esquema del Informe o Dictamen de Auditoría Legal, en el cual se realiza la descripción del contenido del informe a modo de sumario.
- Legislación Comparada
Con respecto a la Auditoría Legal, los países de la Unión Europea así como Argentina y Ecuador, por citar algunos ejemplos, tienen una normatividad con respecto a las aptitudes que el auditor de tener, la responsabilidad civil del auditor frente a la empresa y los puntos a tener en cuenta al emitir su Dictamen.
En el caso de la Unión Europea, todo lo referente a la auditoría legal se encuentra regulado en Libro Verde[5] sobre el Auditor Legal en el cual se señalan las funciones de ellos, sus responsabilidades y que puntos deberán de tener en cuenta para emitir el Informe o Dictamen de Auditoría.
En el caso de Argentina, la Auditoría Legal se encuentra regulada en la Resolución Técnica Nº 7[6] que establece las normas básicas para el desarrollo de la auditoría y para la emisión de los Informes de Auditoría.
La normatividad ecuatoriana en materia de Auditoría Legal se encuentra contenida en el Registro Oficial Nº 595[7] el cual contiene todos los dispositivos legales referidos a la Auditoría Legal.
[1] Artículo 39º literal e) del Decreto Ley Nº 21621 - Ley de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada.
[2] Artículo 115º inciso 6 de la Ley General de Sociedades.
[3] Artículo 17º del Decreto Supremo Nº 018-2006-JUS – Reglamento de la Ley que crea la Unidad de Inteligencia Financiera – UIF.
[4] Artículo 260º de la Ley General de Sociedades.
[5] Libro Verde de la Comisión “Función, posición y responsabilidad civil del auditor legal en la Unión Europea”, publicado el 28.10.1996
[6] Resolución Técnica Nº 07 “Normas de Auditoría”
[7] Registro Oficial Nº 595 “Normas y Disposiciones Legales sobre Auditoría Interna”, del 12.06.2002
