La Importancia de la Auditoría Legal para las Empresas (Primera Parte)

1. Introducción

Cuando alguien nos hace mención de que una empresa va a ser sometida a una “Auditoría Legal”, automáticamente, el primer pensamiento que nos invade es que existen indicios o sospechas de que los directivos o la administración están llevando mal la sociedad y que el objetivo final de la auditoría es única y exclusivamente de detectar los fraudes en perjuicio de ella para así poder sancionar a los responsables.

Esta idea preconcebida impide que podamos ver las diversas posibilidades que nos ofrece la auditoría legal pues ella nos sirve como instrumento para poder realizar una revisión pormenorizada de cada una de las áreas de la empresa con el fin de poder establecer la situación real de la sociedad y tomar las medidas convenientes según su estado.

Debemos de desterrar la idea de que la Auditoría Legal es sinónimo de Inspección Legal, entre ambas existe una gran diferencia con respecto a su finalidad. Por un lado, la Auditoría Legal al realizar la revisión de las diversas áreas de la sociedad y detectar incumplimientos o contingencias que ocasionaren perjuicio a ella, lo que busca es mejorar la situación de la empresa, en cambio la Inspección Legal al detectar incumplimientos o contingencias, el fin que persigue es castigar a los infractores de la normatividad legal pertinente o de la normatividad interna de la sociedad.

2. Definición

Se llama Auditoría Legal al proceso de revisión de la información o documentación del área legal y societaria de una empresa desde la fecha en que se constituyó hasta la fecha en que se realiza la auditoría con el fin de que los accionistas o socios tengan conocimiento de la situación jurídica de la empresa, de sus fortalezas y debilidades para que de ese modo puedan tomar las decisiones más acertadas.

Mediante la Auditoría Legal no se busca detectar los malos manejos o fraudes que se hallan presentado en la empresa sino lo que se busca es prevenirlos evitando que la sociedad incurra en responsabilidades civiles y administrativas y que los funcionarios incurran en responsabilidad penal, que se logre el cumplimiento de los convenios y contratos con terceros, de este modo se minimiza y previene el impacto que pueda implicar los procedimientos en vía judicial o mediante arbitraje y con ello la empresa podrá optimizar las actividades propias de su objeto social.

Por ello podemos decir que el objetivo de la Auditoría Legal es el revisar y verificar todos los documentos relacionados con la actividad de la empresa que tengan incidencia legal, desde la fecha de su constitución hasta el momento en que se lleva a cabo la auditoría. Las áreas que están comprendidas para la realización de esta auditoría, como lo desarrollaremos líneas abajo, son el área societaria o corporativa, el área contractual, el área financiera y crediticia y el área procesal.

La Auditoría Legal, como lo explicábamos líneas arriba, tiene como objetivos dar a conocer a los socios o accionistas la situación real de la sociedad o empresa para que de ese modo estén informados con respecto a la documentación recolectada, el procedimiento para el análisis de ella y dar sus recomendaciones con el fin de que los miembros de la empresa o sociedad mejoren las funciones que desempeñan.

3. Fases o Etapas de la Auditoría Legal

Podemos señalar que la Auditoría Legal se divide en 3 fases o etapas:

3.1.  Fase de Preparación:

En esta fase, el auditor o los auditores tendrán que determinar las áreas que van a ser materia de su revisión así como la documentación que solicitarán a la empresa por considerar pertinente y relevante para el buen desempeño de sus funciones.

En síntesis, el o los auditores tendrán que estructurar de manera adecuada su planeamiento para poder llevar a cabo la auditoría con el propósito de que no pasen por alto la revisión de alguna área o documentación, por más insignificante que parezca.

3.2.  Fase de Ejecución:

Pasando a la segunda fase, los profesionales encargados de la auditoría se encargan en realizar la recolección y análisis de toda la información que ellos estimaron relevante en la primera fase.

Esta recolección de información implica la investigación en las diversas áreas de la sociedad y en el levantamiento de la documentación que implica el funcionamiento de la empresa.

Luego de ello, podrán emitir el Informe o Dictamen de Auditoría Legal en el cual se plasmará el resultado de la información recopilada y del análisis legal de todas las áreas que han sido materia de investigación.

Básicamente, estas clases de informes tienen la siguiente estructura: introducción, alcances y motivaciones de la investigación, cuerpo o contenido del informe (que a su vez se encuentra dividido en función de cada área analizada, tema que tocaremos con más detalle líneas abajo) y conclusiones y recomendaciones.

3.3.  Fase de Seguimiento:

Esta etapa no vendría a estar incluida propiamente en la auditoría pues por sus propios alcances podría ser considerada como una post-auditoría. Ella tiene como fin evaluar y dar seguimiento a las acciones de los funcionarios o personal de la empresa que tienen a su cargo el cumplimiento de las recomendaciones señaladas en el Informe con el fin de que se minimicen las contingencias presentes y futuras.

4. Semejanzas y Diferencias entre la Auditoría Legal y la Due Dilligence

Antes de señalar las semejanzas y diferencia que existen entre la Auditoría Legal y la Due Dilligence cabe hacer algunas precisiones con respecto a esta última.

La Due Dilligence o también llamada Auditoría de Riesgos o Auditoría de Pre-Adquisición, es el proceso de investigación y análisis de las diferentes áreas de un negocio realizado por un grupo de especialistas (abogados, contadores, economistas) a solicitud de un inversionista o cliente que desea adquirir la sociedad. Ella se puede realizar con el fin de conocer a profundidad el negocio que será materia de un contrato de compra-venta, para ello se requiere que el vendedor brinde toda la información y las facilidades para que los asesores puedan desempeñar su función de manera óptima y en el menor tiempo posible, a fin de que el cliente pueda determinar si le resulta conveniente la transacción o si va a requerir la modificación de determinadas cláusulas contractuales o solicitará la ampliación de la cobertura de las garantías brindadas por el vendedor, ello en el caso de la Due Dilligence que ha sido impulsada por el comprador pero ello no impide que el vendedor pueda realizarla de manera simultánea. En este caso, tendríamos dos grupos de asesores que evaluarían la situación de la empresa para luego remitir sus informes a sus respectivos clientes.

Las fases o etapa en una Due Dilligence son:

a)       Fase Preliminar:

En esta fase, al igual que en la Auditoría Legal, los asesores trazan la ruta a seguir en este proceso estableciendo ideas y objetivos claros a fin de que ellos se encuentren plenamente delimitados, también realizarán el cronograma a seguir para la ejecución de las diligencias, para ello tendrán que responder preguntas tales como: ¿quien y por qué compra?, ¿qué medio de pago es el que se va a utilizar?, ¿cuánto tiempo va a implicar, cuánto va a costar, de qué recursos se disponen para la realización de la Due Dilligence?

El objetivo de esta fase es que las partes que intervienen en la Due Dilligence se aseguren de que la información que sus asesores recabarán en este procedimiento será la más precisa e idónea posible a fin de que puedan determinar si es viable el negocio.

b)   Fase de Investigación:

Mediante esta etapa, los abogados realizarán el recojo y el análisis de la información que solicitaron a la empresa. Es al inicio de esta fase en la cual ambas partes firman la llamada “Carta de Intención” mediante la cual plasman los compromisos de una manera muy similar a lo que sería el contrato pero sin el carácter vinculante de este último pero cabe señalar que en ella contiene disposiciones obligatorias tales como el acuerdo de confidencialidad, entre otros.

El objetivo de esta etapa es evaluar si la empresa se va a poder sostener en el tiempo y que la compra-venta que se piensa concretar no va a ser un mal negocio para alguna de las partes, por ello, los asesores realizarán el análisis de los resultados y la posición financiera de la empresa, la revisión de todos los contratos y convenios realizados, incluyendo los de naturaleza laboral, la evaluación de las contingencias legales, tributarias y financieras presentes y futuras, etc.

c)   Fase de Confirmación de Datos:

Una vez recopilada toda la información, se establecerá reuniones con el vendedor a fin de que pueda despejar las dudas de los asesores. El objetivo de esta etapa es que los asesores puedan realizar preguntas al vendedor a fin de que este pueda realizar las aclaraciones respectivas, también se puede tener una reunión entre ambos grupos de asesores con el fin de que puedan cruzar su información para que de ese modo quede expedito para emitir sus informes.

d)   Fase de emisión del Informe de Due Dilligence:

En esta etapa, una vez recopilada, contrastada y analizada la información los asesores procederán a realizar un informe en donde quedará recogido y documentado este proceso así como emitirán las conclusiones en las cuales señalarán la viabilidad del negocio y recomendarán que acciones a tomar a sus respectivos clientes.

Por todo lo expuesto, a la Auditoría Legal y a la Due Dilligence las separa una delgada línea que permite que ambos conceptos puedan ser confundidos con facilidad debido a que ambas tienen en común la revisión exhaustiva de la situación jurídica de la empresa o sociedad pero la diferencia radica en la finalidad de cada uno de estos procedimientos.