A propósito del Comunicado Nº 002-2011-OSCE/PRE, tocaremos el tema del Convenio Marco de Útiles de Escritorio tanto los conceptos claves como sus fases y etapas a fin de poder entender esta modalidad de contratación que realizan las Entidades del Estado.
- Introducción
Mediante Comunicado Nº 002-2011-OSCE/PRE, el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado – OSCE dispuso que a partir del 28 de febrero del presente año entrara en vigencia el Convenio Marco de Útiles de Escritorio, de este modo todas las Entidades Públicas que se encuentran bajo el ámbito de la Ley de Contrataciones del Estado están obligadas a contratar con los proveedores seleccionados mediante la Licitación Pública por Convenio Marco Nº 001-2010/OSCE-CM.
- Convenio Marco: Definición y Alcances
Tal como lo señala el Decreto Supremo Nº 184-2008-EF que aprobó el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, el Convenio Marco es la modalidad por la cual la Entidad responsable, en este caso el OSCE[1], a través de una Licitación Pública o un Concurso Público, selecciona a aquellos proveedores con los que las Entidades deberán contratar los bienes y servicios que requieran y que son ofertados mediante el Catálogo Electrónico de Convenios Marco que es publicado y difundido a través del Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado – SEACE el cual contiene las fichas con las características de los bienes y servicios ofertados incluyendo los proveedores adjudicatarios, precios, lugares de entrega y demás condiciones contractuales.
Los bienes y servicios que pueden ser materia de Convenio Marco son aquellos que sean contratados de manera frecuente y evidencien una demanda significativa, aquellos que por su naturaleza deban de ser entregados o prestados periódicamente o aquellos que sean necesarios para atender los requerimientos de más de una Entidad.
Para el caso del actual Convenio Marco de Útiles de Escritorio se ha establecido, mediante Comunicado Nº 005-2011-OSCE/PRE, la obligatoriedad de que las compras iguales o superiores a S/.500.00 se den bajo esta modalidad.
- Fases y Etapas del Convenio Marco
El Convenio Marco para cualquier bien o servicio se inicia con la Fase de Actos Preparatorios que es en la cual se busca determinar la viabilidad del Convenio Marco a convocar y culmina con la Fase de Ejecución Contractual que es en donde se encuentra la obligación de las Entidades de contratar a través del Catálogo de Convenio Marco, fase en la que se encuentra el Convenio Marco de Útiles de Escritorio vigente. Los Convenios Marco siempre tendrán la siguiente estructura para su desarrollo:
3.1. Fase de Actos Preparatorios
3.1.1. El OSCE realiza el análisis de la demanda respecto de los bienes y/o servicios que podrían ser objeto de Convenio Marco.
3.1.2. Luego de ello realiza el análisis de la oferta, tanto de sus condiciones y su estructura.
3.1.3. Realiza la determinación de la viabilidad del Convenio a fin de que sea propicia su implementación.
3.1.4. Determina el Valor Referencial en función de precios unitarios, teniendo en cuenta lo establecido por la normatividad de contrataciones.
3.1.5. El funcionario designado por la Presidencia del OSCE, mediante resolución interna, se encarga de aprobar el Expediente de Contratación.
3.1.6. Las bases son elaboradas por el Comité Especial y son aprobadas por el funcionario designado por la Presidencia para que sean prepublicadas en el SEACE por un periodo de 5 días hábiles.
3.2. Fase de Selección
3.2.1. El Aviso de la Convocatoria será publicado en el SEACE, el cual deberá de contener: la identificación del proceso de selección, la indicación de “Convenio Marco”, la descripción básica del objeto del proceso, el valor referencial, el lugar y la forma en la que se realizará el registro de participantes, el calendario del proceso y el plazo de vigencia del Convenio Marco.
3.2.2. El Registro de participantes se efectuará desde el día siguiente de publicado el aviso de la convocatoria hasta un día hábil después de haber quedado integrada las Bases.
3.2.3. Mediante la formulación y absolución de consultas se podrán solicitar la aclaración o plantear solicitudes con respecto a las Bases y estas deberán ser recibidas por un periodo mínimo de 10 días hábiles desde el día siguiente de la publicación de la convocatoria
3.2.4. Se podrá formular la absolución de las observaciones ante el Comité Especial y estas deberán ser recibidas por un periodo mínimo de 10 días hábiles desde la publicación de las consultas en el SEACE o de haber finalizado el plazo para su recepción y ellas se absolverán en el plazo de 10 días hábiles contados desde el día siguiente del vencimiento del plazo para la recepción de las observaciones. Se podrá solicitar la elevación de las observaciones a la Dirección Técnica Normativa del OSCE para que se pronuncie en un plazo de 5 días hábiles.
3.2.5. Luego de ello se podrá dar la Integración de Bases al día siguiente vencido el plazo para la recepción de observaciones, en caso de que no se hallan presentado observaciones; en el caso que se hallan presentado observaciones, se integrarán las Bases al día hábil siguiente de vencido el plazo para su recepción.
3.2.6. La Presentación de Propuestas se realizarán en las fechas, formatos y lugar que establezcan las Bases y se dará en acto público. Para el caso de Convenio Marco de Útiles de Escritorio, los proveedores podrán presentar más de una propuesta por cada ítem ya que se permite ofertar dentro de un mismo ítem productos diferenciados por marcas.
3.2.7. La Evaluación y calificación de propuestas se dará en la oportunidad y forma establecida por las Bases así como la metodología a utilizar para su evaluación y los requisitos de admisibilidad.
3.2.8. El Otorgamiento de la Buena Pro se dará mediante el SEACE al postor o postores que hallan cumplido con los requisitos y ella quedará consentida transcurrido el plazo de 8 días hábiles de haberse producidos sin que se haya interpuesto recurso de apelación en su contra.
3.2.9. Una vez que ha quedado consentida la Buena Pro queda expedito la suscripción del Acuerdo de Convenio Marco, para ello se citará a los postores adjudicatarios a través del SEACE dentro de los 5 días hábiles siguientes de haber quedado consentida la Buena Pro otorgándoles un plazo no menor de 5 ni mayor de 10 días hábiles para la suscripción del Acuerdo presentando la documentación solicitada en las Bases.
3.3. Fase de Catalogación y Administración del Convenio Marco
La Catalogación y Administración del Convenio Marco que no es otra cosa que ingresar la información de los bienes y/o servicios ofertado por los proveedores adjudicatarios en las Fichas de Convenio Marco publicadas en el Catalogo de Convenio Marco, realizada por la Dirección Técnico Normativa.
El Convenio Marco tiene un plazo de vigencia de 1 año que puede ser renovable total o parcialmente sin llegar a exceder el plazo de 3 años, incluyendo el plazo inicial.
En esta fase se podrán realizar mejoras a los precios y/o condiciones, reajustes a los precios, de este modo se podrá solicitar la revisión del Convenio Marco y en caso ya no ofreciera condiciones favorables o este resultara innecesario, el OSCE podrá dar por finalizado el Convenio.
3.4. Fase de Ejecución Contractual
En esta fase queda expedita la obligación de todas las Entidades Públicas de contratar a través del Catálogo de Convenio Marco desde el día siguiente de su publicación en el SEACE, para ello las áreas usuarias de cada una de ella tendrán que consultar en el Catálogo a fin de que el Órgano Encargado de las Contrataciones – OEC de cada Entidad emita la Orden de Compra u Orden de Servicio a través del SEACE, siempre y cuando cuente con disponibilidad de presupuestal.
Para el caso del Convenio Marco de Útiles de Escritorio vigente, actualmente nos encontramos en esta fase ya que los OEC de cada Entidad están realizando sus Solicitudes de Cotización, emitiendo sus Órdenes Electrónicas, que no son otra cosa que el documento que genera el pedido de la Entidad, y sus Órdenes de Compra a través del SEACE.
- Exoneraciones del uso del Convenio Marco
Las Entidad Públicas pueden solicitar la autorización para su exoneración ante el OSCE de la utilización del Convenio Marco quien deberá de evaluar el cumplimiento de estos supuestos:
4.1. Cuando en el mercado se demuestren que existen condiciones más favorables a las ofrecidas en el Catálogo de Convenio Marco, debiendo la Entidad demostrar este hecho.
4.2. Cuando las Entidades no tengan acceso a Internet en su localidad pero en la medida que la Entidad tome conocimiento del Convenio Marco podrá contratar mediante el.
Para solicitar el No Uso del Convenio Marco, la Entidad deberá de dirigir su solicitud mediante formulario DTN-0000-FOR-0001/ ante la Dirección Técnico Normativa debidamente llenado, adjuntado el Informe Legal, Técnico y Económico que sustente la No Utilización del Convenio Marco, teniendo como plazo máximo para resolver 15 días hábiles.
[1] Según el artículo 2º del Decreto de Urgencia Nº 014-2009, el cual señala que el OSCE asumirá todas las funciones y responsabilidades de PERÚ COMPRAS, relacionadas con la promoción, conducción y administración de los Convenios Marco, en tanto dicha entidad se implemente.
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